Memanfaatkan Komunikasi Digital Secara Profesional di Era Pandemik

Memanfaatkan Komunikasi Digital Secara Profesional di Era Pandemik

Dr. Ainurliza Mat Rahim

 

Pandemik COVID-19 telah banyak memberi impak dalam aktiviti seharian manusia. Sepanjang pandemik, perintah kawalan pergerakan yang dilaksanakan di seluruh dunia telah mengehadkan perhubungan fizikal, pertemuan bersemuka dan perhimpunan di tempat awam termasuklah di sekolah, universiti, rumah ibadat, pejabat, kompleks membeli-belah, lapangan terbang dan stesen pengangkutan awam lainnya. Berikutan banyak aktiviti terpaksa dihentikan, kebergantungan manusia terhadap teknologi komunikasi dan media digital untuk terus berhubung semakin penting.

Dalam keadaan sebegini, pandemik telah membuka banyak peluang kepada manusia untuk menjadi lebih mahir dalam menggunakan media digital dan meningkatkan motivasi untuk mempelajari kaedah komunikasi berkesan dalam norma baharu, sekaligus berpotensi untuk merapatkan jurang digital dalam komuniti. Ini tidak terkecuali dalam konteks perhubungan profesional di tempat kerja yang sentiasa melibatkan siri-siri perbincangan, pertukaran idea, perkongsian maklumat, penyampaian arahan, penyelesaian masalah, penyaluran komen dan aduan. Dalam konteks ini, e-mel merupakan kaedah komunikasi digital yang paling berkesan dalam organisasi tetapi malangnya ia tidak begitu dimanfaatkan sepenuhnya oleh kakitangan di dalam organisasi.

E-mel merupakan salah satu inovasi terpenting dalam garis masa Internet. Seiring dengan permulaan sejarah Internet, konsep e-mel mula diperkenalkan di Massachusetts Institute of Technology (MIT) dengan nama Mailbox pada tahun 1965. Ketika itu, pengguna komputer boleh meninggalkan mesej kepada pengguna lain dan ia dapat dibaca apabila komputer itu dibuka semula pada waktu yang lain. Diringkaskan sejarah, pada tahun 1971, Ray Tomlinson seorang pengaturcara komputer Amerika telah mencipta sistem rangkaian e-mel untuk komunikasi dalam organisasi, iaitu sistem yang dibangunkan daripada ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network) yang membolehkan perkongsian maklumat antara rangkaian komputer. Dengan menggunakan simbol @, mesej dapat disalurkan kepada destinasi atau individu tertentu seperti yang kita gunakan pada hari ini – “ID pengguna@organisasi”.

Walaupun e-mel telah lama mendominasi rangkaian komunikasi elektronik secara profesional baik di peringkat organisasi, nasional mahupun global, masih ramai yang mengambil mudah tentang fungsi e-mel dalam komunikasi organisasi dan menyebabkan ia tidak dimanfaatkan sepenuhnya bagi menjamin komunikasi berkesan di tempat kerja. Malah ada yang lebih selesa menggunakan aplikasi pesanan segera seperti WhatsApp dan Telegram. Tanpa menafikan pelbagai fungsi yang ditawarkan, kebergantungan kita terhadap aplikasi tersebut di tempat kerja menyebabkan komunikasi profesional sukar mencapai matlamatnya. Sebagai contoh, sekiranya arahan atau makluman penting diberikan melalui WhatsApp semata-mata, arahan atau makluman tersebut mungkin akan dilupakan setelah ditenggelami oleh mesej-mesej lain. Seringkali juga arahan tidak jelas kerana teks disampaikan secara ringkas dan menggunakan ayat yang tidak formal, menyebabkan kadar kepatuhan rendah, malah arahan tersebut mungkin disalahtafsir. Memandangkan WhatsApp bukanlah saluran rasmi, arahan tersebut boleh diabaikan oleh penerima dan bukti prosedur operasi standard (SOP) tidak boleh dikemukakan semasa sesi audit.

Marshall McLuhan yang terkenal dengan teorinya, ‘Medium is the Message,’ telah membahagikan teknologi komunikasi manusia kepada tiga peringkat mengikut perkembangan ketamadunan manusia pada satu-satu zaman. Yang pertama dan yang paling asas adalah teknologi oral, diikuti dengan teknologi penulisan yang melibatkan literasi, dan yang ketiga adalah teknologi elektronik. Setelah kematian McLuhan pada tahun 1980, ilmuwan teknologi telah menambah satu lagi peringkat yang terkini iaitu teknologi digital. Berpandukan idea McLuhan tersebut, e-mel mempunyai peranan dan impak tertentu serta memerlukan kefahaman dan etika dalam penggunaannya agar mesej yang disampaikan dapat mencapai matlamatnya. Komunikasi e-mel memerlukan kemahiran menyampaikan mesej dan memberi maklum balas dalam bentuk penulisan; pengetahuan dan pemahaman menggunakan fungsi-fungsi dalam e-mel; dan keupayaan menghantar serta menyimpan maklumat melalui platform digital.

Bagaimana e-mel dapat dimanfaatkan sepenuhnya semasa bekerja di era pandemik agar maklumat dapat disampaikan dengan berkesan bagi menggantikan pertemuan bersemuka? Berikut adalah kelebihan-kelebihan e-mel yang harus diketahui dan dimanfaatkan sepenuhnya oleh warga kerja bagi melancarkan komunikasi dalam organisasi secara profesional.

• E-mel berupaya meningkatkan integriti dalam penyampaian maklumat dan arahan

E-mel merekodkan maklumat-maklumat penting seperti mesej apa yang disampaikan, tarikh dan masa maklumat dihantar, siapa pengirimnya dan siapa penerimanya. Rekod dalam e-mel menjadi bukti penting dalam mengesahkan maklumat dan arahan yang disampaikan secara terbuka dan telus daripada sumber yang diyakini. Melalui e-mel juga, perkongsian maklumat dan penyampaian arahan daripada pengurusan tertinggi dapat disampaikan kepada pelbagai jabatan dalam masa yang singkat dan serta-merta. Manakala dengan cara memanjangkan (forward) e-mel pula, semua pihak akan menerima maklumat yang sama dan tulen daripada pengirim asal. Dengan wujudnya integriti dalam penyampaian maklumat, ia akan disusuli dengan akauntabiliti atau rasa bertanggungjawab ke atas segala maklumat yang disampaikan sama ada berbentuk arahan, pengumuman, cadangan, persoalan, maklum balas atau aduan yang diberikan.

• E-mel yang digunakan dengan bijak melambangkan kredibiliti pengguna

Apabila wujudnya elemen integriti dan akauntabiliti dalam penyampaian maklumat dan arahan, sudah pastilah e-mel menjadi saluran penyampaian arahan yang berkesan kerana ia memberi satu lambang kuasa atau kredibiliti kepada yang memberi arahan melalui arahan-arahan yang jelas, ringkas dan padat. Oleh itu, maklumat yang disampaikan melalui e-mel baik yang berbentuk arahan, maklumat penting, saranan, mahupun maklum balas adalah petunjuk kepada kredibiliti pengguna. Ini menjadikan pengguna akan lebih berhati-hati dalam menyampaikan arahan, maklumat atau maklum balas kerana kenyataan yang tidak tepat dan kedengaran tidak profesional akan menjejaskan kredibiliti seseorang, apatah lagi yang memegang jawatan-jawatan penting dalam sesebuah jabatan atau unit. Sebaliknya jika e-mel digunakan dengan bijak dan secara profesional, ia akan meningkatkan kredibiliti dan mengukuhkan kuasa yang dipertanggungjawabkan ke atas seseorang kerana komunikasi digital mewakili diri penggunanya.

• Konsep itqan dalam penyampaian maklumat secara profesional

Integriti, akauntabiliti dan kredibiliti tidak mudah diraih begitu sahaja kerana ia memerlukan kesungguhan dan kesediaan seseorang untuk memikul tanggungjawab yang diamanahkan ke atasnya, termasuklah dalam memberi arahan yang jelas dan memberi maklum balas yang tepat untuk kebaikan semua pihak.

Oleh sebab itu, bersungguh-sungguh dan berhati-hati dalam melakukan tugasan amat dititikberatkan dalam Islam kerana ia adalah ciri-ciri tingkah laku dan amalan yang beretika dalam pekerjaan, sebagaimana sabda Rasulullah SAW dalam sebuah hadis yang diriwayatkan oleh al-Tabarani:

“Sesungguhnya Allah SWT mencintai seseorang yang apabila dia mengerjakan sesuatu (tugasan), dia melakukan dengan itqan (bersungguh-sungguh).”

Dalam konteks amalan profesional, itqan turut merujuk kepada kemampuan menyampaikan arahan dan memberi maklum balas dengan jelas, kemas, cermat, berhati-hati, teratur, lengkap, dan teliti. Ciri-ciri ini perlu ada pada setiap pemimpin organisasi atau ketua jabatan yang terhasil daripada daya fikir yang mapan sebelum membuat satu-satu keputusan dan disebarkan kepada kakitangan. Ini bagi memastikan komunikasi dalam organisasi berjalan lancar dan mesej yang disampaikan dapat difahami semua yang akhirnya menjurus kepada pematuhan dan peningkatan produktiviti.

• Membalas e-mel adalah etika dalam komunikasi digital

Kredibiliti seseorang juga dapat diukur melalui balasan e-mel. Sama seperti perbualan secara bersemuka yang melibatkan interaksi antara dua pihak, e-mel mesti dibalas. Apabila menerima e-mel, penerima mestilah membalas e-mel dengan memberi jawapan atau maklum balas yang bersesuaian sebagai adab dan etika dalam berkomunikasi. Ini adalah kerana mengabaikan persoalan seseorang di dalam e-mel mencerminkan keperibadian penerima dan akan menjejaskan kredibilitinya, sama seperti tidak membalas sapaan atau menjawab soalan semasa pertemuan bersemuka. Namun balasan tidak diperlukan sekiranya e-mel tersebut mengandungi makluman umum atau hanya disalinkan (cc atau bcc) kepada penerima. Bagi yang menerima salinan e-mel (cc), maklumat yang disalinkan adalah sebagai makluman awal atau perkongsian maklumat untuk memudahkan urusan selanjutnya pada masa akan datang. Oleh itu, penerima e-mel yang disalinkan haruslah mengambil peduli akan maklumat yang diterima walaupun tidak wajib untuk membalas. Ini adalah kerana mesej melalui e-mel hanya disampaikan kepada individu yang spesifik dan disalinkan kepada individu yang berkaitan sahaja untuk tindakan dan perhatian.

Oleh yang demikian, saya berpendapat integriti, akauntabiliti dan kredibiliti adalah elemen-elemen profesional yang terdapat dalam komunikasi melalui e-mel jika digunakan dengan cara yang betul. Ia melambangkan aras integriti, akauntabiliti dan kredibiliti seseorang dalam menyampaikan maklumat dan arahan penting secara profesional, berbanding menggunakan saluran pesanan segera seperti aplikasi WhatsApp. Mungkin WhatsApp lebih sesuai untuk perbincangan awal sebelum membuat sesuatu ketetapan mengenai sesuatu perkara atau penyampaian maklumat umum yang kurang penting dan tidak rasmi.

• E-mel sebagai platform digital yang sistematik

Di samping itu, sebagai medium komunikasi digital, e-mel menawarkan kapasiti penyimpanan dan pencarian semula (storage and retrieval) yang sistematik. Maklumat-maklumat penting yang diterima melalui e-mel boleh dipindahkan dan disimpan ke dalam sub-folder yang diwujudkan di dalam akaun e-mel. Cara ini akan memudahkan carian dan mendapatkan kembali sesuatu e-mel pada bila-bila masa sekiranya ia diperlukan. Contohnya, seorang pensyarah boleh membuat beberapa sub-folder bagi mengklasifikasi maklumat-maklumat penting seperti sub-folder Penyelidikan, Program, Penerbitan, Peribadi dan sebagainya.

Sekiranya kelebihan-kelebihan e-mel di atas dapat difahami dan dipraktikkan, ia akan dapat menghasilkan rangkaian komunikasi yang jelas dalam sesebuah organisasi. Apabila komunikasi jelas dan terang tanpa ada maklumat yang tersekat atau kabur, ia akan melancarkan gerak kerja dan hala tuju organisasi. Penggunaan komunikasi digital yang tepat akan mewujudkan perkongsian maklumat secara terbuka dan penerima akan dapat memahami segala arahan serta melaksanakan tanggungjawabnya dengan sebaik mungkin.

Dalam suasana krisis ketika ini yang masih belum diketahui penghujungnya, kita semua seharusnya memanfaatkan penggunaan media digital dalam komunikasi norma baharu dan menjadikan krisis pandemik sebagai peluang untuk mengamalkan serta meneruskan komunikasi berkesan dalam organisasi walaupun setelah pandemik berakhir kelak. Sebagaimana segolongan warga emas yang sebelum ini tidak biasa membuat panggilan video, namun kini telah cekap menggunakannya untuk berhubung dengan anak cucu tatkala tidak dapat bertemu, semoga budaya menggunakan komunikasi digital yang tepat di tempat kerja juga dapat dimanfaatkan semasa pandemik. Dalam masa yang sama jurang digital di tempat kerja dapat dikurangkan agar komunikasi dalam organisasi berjalan lancar dan mencapai matlamatnya.

 

 

 

Dr. Ainurliza Mat Rahim adalah Pensyarah Kanan di Program Komunikasi Media Baharu, Fakulti Kepimpinan dan Pengurusan, Universiti Sains Islam Malaysia